امروزه شرکت‌ها و سازمان‌ها حجم بالایی از اسناد و اطلاعاتی را دارند که نیاز به نگهداری و بازیابی آن را دارند. امروزه بهترین روش برای حفظ امنیت، طبقه بندی، نگهداری و سهولت بازیابی اسناد و اطلاعات استفاده از سامانه‌های مدیریت الکتریکی اسناد می‌باشد که لازمه آن دیجیتالی بودن این اسناد و اطلاعات می‌باشد.
سامانه دارایی‌های دیجیتال این امکان را به شرکت‌ها وسازمان‌ها می‌دهد که بتوانند اسناد و اطلاعات خود را در قالب های دیجیتالی ( آفیس، پی دی اف، عکس و … ) با طبقه بندی دلخواه ذخیره کنند و به اشتراک بگذارند و به راحتی بازیابی کنند.از قابلیت های این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره نمود :